Väärinkäsitykset ovat parasta, mitä työyhteisössä voi tapahtua

“Parempi pysyä hiljaa, kuin kysyä tyhmiä”, ajattelemme. Pelko omien kasvojen menettämisestä on suuri. Taipumus ylläpitää mahdollisimman hyvää mielikuvaa itsestämme toisten silmissä on voimakas. Tunnemme epävarmuutta toisten reaktioista, emmekä halua ilmaista, että asioita on saattanut jäädä epäselviksi. Jos työyhteisön vuorovaikutusilmapiiri ei ole riittävän avoin, hiljeneminen ja olettaminen ovat helppoja, mutta kalliita lääkkeitä hallitsemaan tätä epävarmuutta.

Olettamukset ovat nimittäin vaarallisia. Olettamuksiin sisältyy suuri riski siitä, että omat tulkinnat aiheesta ovat eriäviä muiden työyhteisön jäsenten kesken. Kuviteltu yhteinen ymmärrys aiheuttaa täten tehottomuutta. “Luulin, että sinä lähetit vastauksen asiakkaalle” tai “Eikö me sovittu, että palautan raportin vasta loman jälkeen?” Nämä ja monet muut vastaavat kommentit ovat seurausta siitä, kun olettamukset ovat ohjanneet toimintaa.

Koska toisten ajatuksia ei voi lukea eikä viestejä välittää, niin vain asioiden ääneen sanominen mahdollistaa välttämään olettamusten aiheuttamat epäselvyydet. Mitä aikaisemmin olettamuksista tulee tarkkoja tulkintoja, sitä tehokkaampaa on työskentely.

Yhteisen ymmärryksen muodostaminen vaatii kuitenkin aikaa ja vuorovaikutusta. Perusta ymmärrykselle luodaan luonnollisesti silloin, kun käsiteltävästä aiheesta (esim. projektin tavoitteista) puhutaan ensimmäisiä kertoja. Välillä voi kuitenkin olla haastavaa selvittää, kuinka hyvin kaikki osapuolet ovat sisäistäneet tilannekuvan. Tällöin väärinkäsitykset ovat kultaa, koska niiden ansiosta yhteisen ymmärryksen tarkentaminen on tehokasta. Väärin ymmärtäminen havahduttaa todellisuuteen, koska se tekee näkyväksi, miten ja missä asioissa osapuolten käsitykset eriävät. Tämä ohjaa keskustelun tehokkaasti niihin keskeisiin aiheisiin, joista on vielä syytä puhua lisää.

Väärinkäsitykset ovat siksi tärkeitä työyhteisön vuorovaikutuksen ja toiminnan ohjaajia. Ne tarkoituksenmukaistavat vuorovaikutusta ja herättävät tarpeen keskustelulle. Tämän takia työyhteisön tehokkaan toiminnan kannalta on toivottavaa, että väärinkäsityksiä syntyy usein ja mahdollisimman varhaisessa vaiheessa kyseessä olevaa prosessia. Yhtä tärkeää on myös tarttua näihin epäselvyyksiin ja rauhassa keskustellen päästä yhdessä samalle sivulle toiminnan tarkoituksesta ja suunnasta.

Ei ole kuitenkaan itsestään selvää, että väärinkäsitykset ilmenevät tarkoituksenmukaisesti. Mikäli työyhteisön vuorovaikutusilmapiiriä ei koeta riittävän avoimeksi, on suuri kynnys osoittaa niitä kriittisiä kysymyksiä ja koonteja, jotka tekevät epäselvyydet näkyväksi. Tämän takia työyhteisön vuorovaikutuksen laatuun ja määrään tulee kiinnittää huomiota.

Työyhteisön vuorovaikutusta voi muokata avoimemmaksi ja vuorovaikutukseen kannustavaksi monin eri tavoin. Pääset alkuun esimerkiksi seuraavilla vinkeillä.

Voimiston 5 vinkkiä avoimeen vuorovaikutukseen:

• Tiedosta ja hyväksy väärinkäsitykset tarkoituksenmukaisena ilmiönä työyhteisön vuorovaikutuksessa
• Älä tuomitse toisten kysymyksiä, vaan kannusta niihin
• Tee koonteja keskusteluiden aikana
• Havainnoi vuorovaikutusta ja pyri tulkitsemaan, jos työkaverilla on jotain sanottavaa ja tarvitsee siihen rohkaisua.
• Viesti rohkeasti -pohdi asioita myös ääneen